Strategic Planning

Goals-based Strategic Planning Process

Gambar di atas adalah proses dari strategi perencanaan berdasarkan tujuan, berikut penjelasannya :

1)      Langkah pertama yaitu menganalisis situasi yang ada, dengan pertanyaan “Where are we now?” atau ‘di mana kita sekarang?’ Untuk menjawab pertanyaan ini kita harus menyelidiki apa kekuatan/kelebihan, kelemahan/kekurangan, peluang, dan ancaman dengan analisis SWOT.

2)      Selanjutnya kita harus menentukan arah dan tujuan, ‘ke mana kita ingin pergi?’ dengan menentukan apa misi dan visi, nilai, tujuan, dan sasaran dari perusahaan.

3)      Lalu membuat strategi untuk bisa menjawab pertanyaan ‘bagaimana kita bisa sampai ke sana?’ agar tercapai misi, visi, nilai, tujuan, dan sasaran yang ingin dicapai.

4)      Setelah itu kita akan menerapkan rencana yang sudah dibuat untuk menjawab pertanyaan ‘bagaimana caranya kita untuk mengikutsertakan pihak lain?’ Dalam hal ini perusahaan dan unit bisnis membuat rencana, menemukan inisiatif, dan menyusun berbagai proyek.

Knowledge Management (KM)

Knowledge Management (KM) adalah praktik-praktik yang bertujuan untuk meningkatkan kesadaran, membuat pembelajaran, mempercepat kerja sama dan inovasi, dan saling bertukar pemikiran Hal ini dapat membuat individu, tim, dan organisasi untuk secara kolektif dan secara sistematik membuat, membagi, dan menerapkan, ilmu pengetahuan.

Knowledge Management System (KMS) adalah kumpulan orang, prosedur, software, alat-alat, dan data yang terorganisir.

Cloud Computing

Cloud Computing adalah salah satu bagian dari IT infrastruktur yang menyediakan layanan web hosting agar pengguna komputer mudah mengakses internet. Sebagai contohnya blog ini dibuat dengan menggunakan web hosting .blogspot.com dari Google secara gratis. Pengguna komputer juga dapat memiliki web hosting berbayar yang memiliki fitur dan kelebihan lainnya dibandingkan web hosting gratis.

Sebagai contoh web milik perusahaan AEON MALL Co. Ltd. (http://www.aeonmall.com/en/) yang dapat diakses oleh pelanggan untuk memberikan kritik dan saran. Memiliki web sendiri bagi banyak perusahaan baik skala kecil maupun skala besar tidak hanya bertujuan untuk memudahkan berkomunikasi dengan pelanggan namun juga mempromosikan produk-produk yang dimiliki. Tidak hanya sebatas itu, web perusahaan juga dapat membantu pelanggan untuk menemukan alamat dari cabang-cabang yang dimiliki.

Contohnya website Bank Mandiri (https://www.bankmandiri.co.id/) yang memiliki informasi mengenai laporan keuangan sehingga banyak nasabah atau kalangan lain yang membutuhkannya dapat dengan mudah mendapatkan dokumen tersebut. Website juga bisa terhubung dengan media sosial yang ada agar memudahkan pengguna untuk membagikan informasi.

Analytics through Business Intelligence

Perubahan data menjadi informasi dan perubahan informasi menjadi pengetahuan hanya memiliki satu tujuan yaitu untuk  membuat keputusan terbaik agar dapat menindaklanjuti masalah yang ada di lapangan. Di bawah ini adalah grafik hubungan antara tingkat kesulitan dan nilai dari sebuah data, informasi, dan pengetahuan.

Dari gambar di atas dapat disimpulkan bahwa semakin tinggi tingkat kesulitan maka akan semakin sulit mendapatkan informasinya. Semakin sulit mendapatkan informasi maka semakin tinggi nilainya.

Berikut penjelasannya :

1.     Reporting, merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang sudah terjadi.

2.     Analysis adalah usaha untuk mengamati secara detail dengan menguraikan komponen-komponen pembentuk atau penyusun untuk dikaji lebih lanjut.

3.   Monitoring yaitu kegiatan untuk memberikan informasi tentang sebab akibat dari suatu kebijakan yang sedang dilaksanakan dimana peristiwanya sedang terjadi.

4.  Forecasting ialah suatu teknik analisa perhitungan yang dilakukan dengan pendekatan kualitatif dan kuantitatif untuk memperkirakan peristiwa dimasa depan menggunakan referensi data-data dimasa lalu.

5.   Predictive, suau pengamatan secara sistematik yang disertai dengan analisis teknis-ekonomis untuk memperkirakan suatu perilaku.

6.  Prescriptive yakni mensimulasikan suatu model untuk menghasilkan rekomendasi aksi yang diperkirakan akan memaksimalkan pencapaian tujuan perusahaan.

SWOT ANALYSIS (Value Chain Analysis)

SWOT Analysis (Strength, Weakness, Oppurtunity, and Threat) terbagi menjadi dua bagian yaitu Competitive Force dan Value Chain Analysis. Berikut penjelasannya :

Value Chain Analysis

Analysis rantai nilai terbagi lagi menjadi 2 yaitu kelemahan (weakness) dan kekuatan (strength) :

a)      Kelemahan (Weakness/W)

Di bawah ini adalah kelemahan yang dimiliki oleh perusahaan :

1)      Barang dalam gudang (inbound logistics) menjadi kelemahan perusahaan apabila bahan baku terlalu banyak yang akan menyebabkan besarnya biaya pemeliharaan gudang dan juga terjadinya kerusakan barang serta barang yang sudah tidak mengikuti tren. Selain itu juga bisa terjadi apabila bahan baku dalam gudang terlalu sedikit sehingga tidak bisa memenuhi permintaan konsumen.

2)      Produksi (production manufacturing) terjadi karena adanya produk yang mengalami cacat produksi sehingga produk tidak dipasarkan (reject). Hal ini terjadi karena karyawan yang belum terlatih, bahan baku yang tidak berkualitas, dan mesin yang tidak dapat berjalan dengan baik.

3)      Penjualan (sales marketing) bagian ini bertanggung jawab atas banyaknya produk yang dapat terjual, namun bisa menjadi kelemahan ketika promosi produk tidak tepat sasaran.

4)      Layanan pelanggan (customer service) yang tidak dapat menanggapi komplain dari pelanggan dengan cepat akan menjadi kelemahan perusahaan.

5)      Barang jadi (outbond logistics) ketika pelanggan tidak mendapatkan barang yang diinginkan dan harus menunggu barang tersebut (inden) adalah salah satu kelemahan perusahaan.

Business Process (Proses Bisnis)

Proses Bisnis adalah satu kesatuan dari berbagai proses yang terjadi dalam sebuah bisnis, yaitu :

1. Sales Order (Pemesanan) kegiatan bisnis dimulai ketika pelanggan melakukan pemesanan melalui bagian penjualan. Pada tahap ini bagian penjualan akan mengeluarkan dokumen pemesanan yang berisi informasi mengenai : nama pelanggan, alamat, tanggal pemesanan, nama barang dan kuantitasnya, harga per unit, harga total, dan keterangan lain. Dokumen ini diotorisasi oleh kepala bagian penjualan dan untuk menambah keamanan dokumen diberikan nomor urut. Dokumen pemesanan ini diperbanyak sebanyak bagian yang terlibat pada pembuatan produk. Bagian akuntansi akan mencatat transaksi ini. Baik menggunakan pembayaran kredit maupun tunai konsumen akan membayar pembelian kepada bagian penerimaan kas.
2. Purchase Order (Pembelian) salinan dokumen pemesanan yang pertama akan diberikan kepada bagian produksi. Namun, apabila bahan baku yang dibutuhkan tidak tersedia maka bagian produksi akan menghubungi bagian pembelian untuk melakukan pembelian bahan baku dengan membuat dokumen pembelian. Bagian keuangan akan memberikan dana yang dibutuhkan untuk membeli bahan baku berdasarkan dokumen pembelian yang sudah diotorisasi, bukti pembelian akan diberikan kepada bagian akuntansi untuk dicatat. Bagian pembelian harus memastikan apakah bahan baku yang diterima sudah sesuai jumlah dan kualitasnya.
3. Work Order (Produksi) setelah bahan baku diterima bagian produksi maka kegiatan produksi dapat dilakukan. Bagian produksi akan membuat produk sesuai dengan SOP yang berlaku. Di tahap inilah dilakukan quality control (QC).
4. Delivery Order (Pengiriman) barang yang sudah selesai dibuat akan diberikan kepada bagian pengiriman untuk dikemas terlebih dahulu dan diserahkan kepada konsumen. Dokumen pengiriman yang mendapatkan tanda tangan konsumen akan menjadi bukti kalau produk sudah sampai di tangan konsumen.

SWOT ANALYSIS (Competitive Force)

SWOT Analysis (Strength, Weakness, Oppurtunity, and Threat) terbagi menjadi dua bagian yaitu Competitive Force dan Value Chain Analysis. Berikut penjelasannya :

Competitive Force

Pada lingkungan perusahaan terdapat elemen-elemen yang dapat menjadi ancaman (threat) maupun peluang (opportunity), dari gambar berikut dapat diketahui hubungan antara elemen-elemen tersebut dengan perusahaan :

a)      Ancaman (Threat/T)

Berikut elemen-elemen yang mengancam perusahaan :

1)   Pendatang Baru (New Entrant) menjadi ancaman karena mereka adalah perusahaan baru dengan skala kecil yang mempunyai banyak ide dan dapat mengembangkan idenya lebih jauh. Ide-ide yang dimiliki adalah sesuatu yang tidak dimiliki perusahaan maka ini dapat mengancam eksistensi perusahaan. Pendatang baru juga tidak merasa takut untuk mengembangkan idenya karena perusahaan mereka yang kecil dan dirasa tidak akan kehilangan banyak jika merugi.

2)  Kompetitor (Industry Rivalry) adalah salah satu dari bentuk ancaman bagi perusahaan karena dapat bersaing dalam segi kuantitas dan kualitas. Kesalahan sedikit saja akan menyebabkan pelanggan setia berpindah hati kepada kompetitor.

3)   Pelanggan (Customer) tidak sedikit yang menganggap bahwa pelanggan adalah saingan, pasalnya jika perusahaan mengecewakan pelanggan maka dampaknya akan meluas ke pelanggan yang lain. Hal tersebut akan menimbulkan berbagai hal seperti menurunnya laba perusahaan, mencemari nama perusahaan, dan hal-hal lain yang merugikan perusahaan.

4)   Barang Pengganti (Substitute) memang bukan produk yang dicari oleh pelanggan tetapi jika perusahaan memproduksi produk yang tidak sesuai permintaan masyarakat atau tidak dapat memenuhi permintaan maka pelanggan akan beralih pada barang pengganti.

5)   Pemerintah (Supplier) dalam hal ini adalah badan yang mengeluarkan regulasi dan dampak yang diberikan juga berakibat fatal bagi perusahaan. Misalkan ada perundang-undangan yang melarang untuk menggunakan kantong plastik dan berpindah menggunakan kantong plastik yang terbuat dari singkong karena gmapang terurai.

b)      Peluang (Opportunity/O)

Di bawah ini adalah elemen-elemen yang dapat menjadi peluang bagi perusahaan :

1)   Pelanggan dapat menjadi peluang bagi perusahaan dikarenakan adanya segmentasi pasar yang terbagi berdasarkan usia, jenis kelamin, dan daya ekonomi.

2)  Pemerintah juga dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan dengan mengeluarkan peraturan untuk lebih mencintai produk-produk dalam negeri.

3)   Selain memberikan ancaman, pendatang baru dapat menjadi peluang jika perusahaan dapat melihatnya dari sisi yang lain. Daripada bersaing dengan pendatang baru, lebih baik perusahaan melakukan akuisisi terhadap perusahaan baru. Maka kompetitor akan berkurang dan perusahaan dapat berkembang.

4)   Tidak aneh jika berpikir bahwa kompetitor adalah ancaman namun di balik itu perusahaan dapat bekerja sama dengan kompetitor untuk membuat produk yang serupa tapi tak sama dengan bahan baku yang lebih murah.